Polityka prywatności

Ostatnia aktualizacja: 14 lipca 2026 r.

Ta polityka wyjaśnia, jakie dane osobowe przetwarzamy w związku z prowadzeniem serwisu copperoaktable.com oraz obsługą zapytań kontaktowych, rezerwacyjnych i eventowych, na jakiej podstawie prawnej i jak długo, a także jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą. Napisaliśmy ją w sposób możliwie zrozumiały, bez zbędnych cytatów z przepisów, zachowując jednocześnie precyzję prawną.

1. Administrator danych i kontakt

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z serwisem copperoaktable.com oraz obsługą zapytań gości jest Copper Oak Table Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Chmielnej 35, 00-801 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000661980, NIP 5223084701, REGON 366261382.

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych oraz realizacji praw opisanych w tej polityce można kontaktować się:

• mailowo: [email protected];
• telefonicznie: +48 602 323 424;
• listownie: Copper Oak Table Sp. z o.o., ul. Chmielna 35, 00-801 Warszawa, z dopiskiem „Ochrona danych osobowych”.

Osobą wyznaczoną do bieżącego kontaktu w sprawach związanych z zapytaniami gości jest Eliasz Bukowski. Nie jest to funkcja Inspektora Ochrony Danych w rozumieniu RODO — Administrator nie ma obowiązku wyznaczenia IOD i obecnie takiej osoby formalnie nie powołał.

2. Jakie dane przetwarzamy i skąd pochodzą

Wszystkie dane osobowe przetwarzane w związku z serwisem pochodzą bezpośrednio od osoby, której dotyczą — podawane są dobrowolnie w formularzu kontaktowym na stronie głównej lub na stronie kontaktowej, telefonicznie lub mailowo. Serwis nie kupuje ani nie pozyskuje danych z zewnętrznych baz, rejestrów ani od pośredników.

W zależności od wybranego tematu zapytania formularz kontaktowy zbiera:

• dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, opcjonalnie nazwa firmy — wyłącznie przy zapytaniach o przyjęcia lub catering;
• treść zapytania: temat rozmowy (rezerwacja stolika, przyjęcie lub catering, pytanie organizacyjne) oraz treść wiadomości wpisanej przez gościa;
• szczegóły organizacyjne właściwe dla wybranego tematu: przy rezerwacji — preferowana data i godzina wizyty oraz liczba gości; przy przyjęciu lub cateringu — rodzaj wydarzenia, preferowana data, szacowana liczba gości, wybór miejsca (sala w restauracji lub adres cateringu) oraz opcjonalnie adres wydarzenia; przy pytaniu organizacyjnym — kategoria pytania i preferowany sposób odpowiedzi (e-mail lub telefon);
• dane techniczne generowane automatycznie podczas odwiedzin serwisu przez serwer, opisane szczegółowo w sekcji 13.

Formularz zawiera dodatkowo niewidoczne dla użytkownika pole zabezpieczające przed automatycznym wypełnianiem przez boty (tzw. honeypot). Pole to nie jest przeznaczone do wypełnienia przez człowieka i nie służy do zbierania danych — jego jedynym celem jest odrzucenie zgłoszeń generowanych automatycznie.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Dane osobowe podane w formularzu kontaktowym przetwarzamy w następujących celach:

Odpowiedź na zapytanie i przygotowanie rezerwacji, przyjęcia lub cateringu

Gdy zapytanie dotyczy rezerwacji stolika, przyjęcia lub cateringu, przetwarzanie danych jest niezbędne do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy, a następnie — jeśli dojdzie do ustaleń — do wykonania tej umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Dotyczy to również rozliczenia i obsługi posprzedażowej, jeśli usługa zostanie zrealizowana.

Odpowiedź na pytanie organizacyjne

Gdy zapytanie ma charakter ogólnego pytania organizacyjnego (np. o menu, dostępność lub strefę Kasyno 18+), podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na możliwości udzielenia odpowiedzi osobie, która się z nami skontaktowała (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Zabezpieczenie serwisu i przeciwdziałanie nadużyciom

Dane techniczne z logów serwera oraz mechanizm honeypot przetwarzamy na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, jakim jest zapewnienie bezpieczeństwa serwisu, wykrywanie nieprawidłowości i przeciwdziałanie nadużyciom, w tym zautomatyzowanym zgłoszeniom (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń

Jeśli dojdzie do sporu związanego z zapytaniem lub zawartą umową, dane mogą być przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami — również na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Zaznaczenie zgody w formularzu kontaktowym jest potwierdzeniem zapoznania się z niniejszą polityką prywatności, a nie odrębną podstawą prawną przetwarzania danych opisaną powyżej — te podstawy wynikają wprost z charakteru zapytania, jak opisano wyżej.

4. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych w formularzu kontaktowym jest dobrowolne, ale niezbędne do tego, żeby odpowiedzieć na zapytanie. Pola oznaczone jako wymagane (imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, treść wiadomości oraz potwierdzenie zapoznania się z polityką prywatności) muszą zostać uzupełnione, aby formularz można było wysłać — bez nich nie jesteśmy w stanie skontaktować się z powrotem. Pozostałe pola, w tym nazwa firmy i szczegóły organizacyjne właściwe dla wybranego tematu, są opcjonalne i pomagają nam szybciej przygotować odpowiedź, ale ich brak nie uniemożliwia wysłania zapytania.

5. Komu przekazujemy dane

Dane osobowe mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów opisanych w sekcji 3:

• dostawcy usług hostingowych i utrzymania technicznego serwisu — w zakresie, w jakim przechowują lub przetwarzają dane w naszym imieniu jako podmioty przetwarzające;
• dostawca skrzynki pocztowej obsługującej adres [email protected];
• biuro księgowe — wyłącznie w przypadku zawarcia i rozliczenia umowy dotyczącej przyjęcia lub cateringu;
• doradcy prawni — w razie potrzeby ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
• organy publiczne uprawnione do żądania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

Nie sprzedajemy danych osobowych ani nie udostępniamy ich podmiotom trzecim w celach marketingowych.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Administrator nie przekazuje danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Serwis nie korzysta z narzędzi analitycznych, reklamowych ani innych usług podmiotów spoza EOG, które wiązałyby się z takim transferem. Jeśli sytuacja ta ulegnie zmianie, ta polityka zostanie zaktualizowana z opisem zastosowanych zabezpieczeń przed jakimkolwiek transferem.

7. Jak długo przechowujemy dane

Dane z zapytań kontaktowych, rezerwacyjnych i eventowych przechowujemy przez czas potrzebny do udzielenia odpowiedzi i obsługi sprawy, a jeśli w jej wyniku dojdzie do ustaleń dotyczących wizyty, przyjęcia lub cateringu — przez czas realizacji tych ustaleń oraz rozliczenia. Po zakończeniu sprawy dane przechowujemy dodatkowo przez okres odpowiadający terminowi przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikającemu z przepisów prawa cywilnego, a dokumenty rozliczeniowe — przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi. Dane z zapytań, które nie doprowadziły do dalszych ustaleń, usuwamy, gdy przestają być potrzebne do obsługi sprawy. Dane techniczne z logów serwera przechowywane są przez czas nie dłuższy niż jest to konieczne do zapewnienia bezpieczeństwa serwisu, a następnie są usuwane lub anonimizowane.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do danych — możliwość uzyskania informacji, czy i jakie dane przetwarzamy oraz otrzymania ich kopii;
• prawo do sprostowania danych, które są nieprawidłowe lub niekompletne;
• prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) w przypadkach przewidzianych przepisami;
• prawo do ograniczenia przetwarzania w określonych sytuacjach, np. na czas weryfikacji poprawności danych;
• prawo do przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody, w ustrukturyzowanym formacie;
• prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją danej osoby;
• prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, w zakresie, w jakim przetwarzanie opiera się na zgodzie — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem;
• prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego.

Aby skorzystać z powyższych praw, wystarczy skontaktować się z nami w sposób opisany w sekcji 1. Odpowiadamy na takie zgłoszenia bez zbędnej zwłoki, standardowo w terminie miesiąca od otrzymania żądania.

Organem nadzorczym właściwym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa. Skargę można złożyć również drogą elektroniczną — aktualne dane kontaktowe UODO są dostępne na stronie uodo.gov.pl.

9. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

Nie podejmujemy decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływających na osoby, których dane dotyczą, w sposób wyłącznie zautomatyzowany, w tym w drodze profilowania. Wszystkie zapytania są odczytywane i obsługiwane przez człowieka.

10. Marketing i newsletter

Serwis nie prowadzi obecnie zapisu do newslettera ani innych działań marketingowych opartych na zgodzie, w tym marketingu bezpośredniego drogą elektroniczną. Formularz kontaktowy nie zawiera pola zgody marketingowej. Jeśli taka funkcja zostanie w przyszłości wprowadzona, będzie oparta na odrębnej, dobrowolnej i możliwej do wycofania w każdej chwili zgodzie, a niniejsza polityka zostanie odpowiednio zaktualizowana.

11. Cookies i technologie podobne

Zasady dotyczące plików cookies i przechowywania danych w przeglądarce opisuje odrębny dokument: Polityka cookies. Wybór dokonany w banerze zgody można w każdej chwili zmienić na stronie Ustawienia prywatności.

12. Dzieci i osoby niepełnoletnie

Serwis i formularz kontaktowy nie są kierowane do dzieci i nie są świadomie wykorzystywane do zbierania danych osób niepełnoletnich. Informacje o strefie Kasyno 18+ mają charakter wyłącznie informacyjny i dotyczą usługi dostępnej wyłącznie dla osób pełnoletnich po weryfikacji tożsamości — szczegóły opisuje strona Kasyno 18+ - informacje.

13. Bezpieczeństwo danych

Serwis korzysta z szyfrowanego połączenia HTTPS. Dane przesyłane formularzem kontaktowym są oczyszczane i walidowane po stronie serwera przed zapisaniem, a plik z historią zgłoszeń nie jest publicznie dostępny w sieci. Dostęp do danych mają wyłącznie osoby i podmioty, którym jest to niezbędne do realizacji celów opisanych w tej polityce. Nie opisujemy tu szczegółów technicznych zabezpieczeń, ponieważ mogłoby to obniżyć ich skuteczność — w razie pytań o konkretne środki bezpieczeństwa prosimy o kontakt na adres wskazany w sekcji 1.

14. Zmiany polityki prywatności

Ta polityka może być aktualizowana, w szczególności w razie zmiany zakresu funkcjonalności serwisu, wprowadzenia nowych narzędzi (np. analitycznych lub marketingowych) albo zmiany przepisów prawa. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod tym adresem, a data ostatniej aktualizacji widnieje na początku dokumentu. Istotne zmiany mogą zostać dodatkowo zasygnalizowane w banerze zgody na cookies.